Como se planejar

O planejamento ocorre em três instâncias da organização e do trabalho. A primeira dirige-se às rotinas do dia a dia. A segunda, a planos operacionais e de curto prazo; e a terceira, a planos estratégicos de médio e longo prazos.

Porém, nesta concepção, surgem, ao longo do caminho, dificuldades em planejar-se. A primeira aparece quando se pensa no futuro, contudo, o presente não traz informações claras. A segunda é querer pular etapas e desejar separar o trabalho do planejamento, como se fosse possível.

Então, o que fazer? Criamos 9 passos importantes para sua organização:

  1. Estabeleça um plano de trabalho que organize a rotina do dia a dia; administre a agenda individual e do conjunto da equipe (não tenha pretensão de comandar o tempo; ele é o mesmo para todos, por isso, foque nos afazeres da sua agenda).
  2. Identifique os processos (eles já existem, porém, necessitam ser reconhecidos, corrigidos ou melhorados).
  3. Utilize reuniões de trabalho organizadas por pauta e por prioridades (quebre o paradigma de que reuniões não funcionam bem. Quando organizadas, tornam-se ferramentas de integração do trabalho e de redução de custos).
  4. Crie uma agenda compartilhada indicando resultados esperados. Estas pequenas providências já trarão benefícios e tempo para os próximos passos.
  5. Coloque em prova a capacidade de pensar e de organizar o pensamento e ideias que criem planos de médio e longo prazos.
  6. Defina objetivos que correspondam às expectativas de resultados, baseados naquilo que sua empresa faz de melhor. A inspiração para esta etapa encontra-se na análise dos dados obtidos pela organização da rotina do dia a dia, selecionando os projetos e produtos que apresentem mais rentabilidade e menos custo de energia para a produção.
  7. Identifique e utilize seu núcleo criativo: a partir deste elemento de força, verifique quais serão suas oportunidades para os próximos 5 ou 10 anos.
  8. Liste todas as ações, defina prioridades, delegue e almeje os resultados, considerando necessidades e resultados esperados para uma empresa comprometida com: finanças (o quanto de dinheiro deve ser aplicado na operação e o quanto de lucro é necessário para a saúde do negócio); tecnologia (o quanto a operação está atualizada em termos de hardware, software e em conhecimento sobre o negócio); capital humano (o quanto as pessoas estão preparadas, com suas competências adequadas e comprometidas com o acerto e com os resultados); marketing (o quanto existe de compreensão das tendências do mercado, da expectativa e desejo dos clientes influenciando os produtos e as ações para sua melhor competitividade).
  9. Adote o planejamento como política de ação de sua empresa: estabeleça lucro, faz parte do negócio; analise constantemente e sistematicamente os resultados obtidos, bons ou ruins, e aprenda sempre com eles; avalie as possibilidades de novos produtos ou serviços a serem incorporados; analise os resultados financeiros obtidos e sua projeção; verifique o cenário global e suas tendências e mantenha-se alinhado com os resultados esperados; avalie constantemente o mercado para aproveitar melhor e, se necessário, corrija rotas.

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